【仕組み化のコツ】ビジネス以外でも使える、おすすめ本【具体的な方法も解説】

とぉ(@tmtmokn)です。

• 仕事や家事、毎日「これをやらなきゃ」という考え方で、頭が疲れていませんか。
• 「物理的に時間が」みたいな言い訳が口癖になっていませんか。

私もそうでしたが、そういう考え方だと「成果も出ないし、時間も余裕がなくなる」なにより苦しい毎日ですよね。

少しでも自分の時間が欲しい、残業したくない。そう思う方にきっとグッとくる本見つけました。

『超図解 「仕組み」仕事術』いわゆる時間術の書籍です。

仕事術とタイトルにある通り、仕事に使える仕組み化について沢山記載されていますが、仕組み化はビジネスマンだけでなく、あらゆる人が試せる、考え方です！

「仕組み化？そんなの知ってるよ。」って方は、大体概要だけをなんとなく知っていて、具体的な方法なんかはよく分かっていなかったりします。

この書籍はそんな仕組み化の具体的な方法まで書かれているので、今すぐ実践しやすいです。

今すぐできる時間作り、試してみませんか？

経営者やビジネスマンだけでなく、あらゆる人が今から試せる

この書籍は主にビジネスマンを例に挙げて解説していますが、仕組み化はあらゆる人が試せる、考え方です。

時間は有限。例えば家事をしている主婦の人なら

もちろん代わりにできる人がいたらやってもらえますけど、そんな人はいない、って思っていたりしませんか。家族は協力なんてしてくれないし、、

• そう思う前に、まずは自分がやっていることで仕組みかできることはないか
• 家族に協力してもらえることはないか
• どうやって伝えればいいか

この本にはきっとそのヒントが隠されているはずです。

ビジネスマンはもっと分かりやすく

例えば、多くの職場では仕組み化されているかもしれないが、来客があると、作業が中断、お茶淹れたり、細かいことをやらなくてはいけないですよね。これを仕組み化する。。

• 来客があれば
• 部屋へご案内
• BGMをON
• お茶を淹れる
• 軽く雑談しながら、要件を尋ねる
• 自分が来客者対応できる時間を伝える

たったこれだけのマニュアルがあるだけで、いくつかの仕事を部下に任せられる、上司は作業を切りのいいところで終えるための十数分を手に入れられるのです。

限りある時間をつくることは、些細な仕組み化の積み重ねです。

そして思考力も有限。毎日「これをやらなきゃ」という考え方で、頭が疲れていませんか。

毎日こなす作業はあまり思考力を使わず、マニュアル化してサクサクこなしちゃいましょう！

逆に言えば頭を使うべきことのためにエネルギーと時間を残していくのが、仕組み化の良いところになります。事項で紹介していきますね。

• 本記事最後には、実際に仕組み化するにあたってやることをお伝えしています。
• どんな人でもすぐに実行できます。誰でもできる時間づくり、試してみませんか？

才能、意志の力、記憶力に頼らない

仕組み化のコツは「才能、意思の力、記憶力に頼らない！」

この言葉を聞くだけで仕組みかのコツが、なんとなく分かった気がしませんか？努力も大切ですが、仕組み化は努力をしなくても実行できるようにすることなのです。

• 誰が代わりにやってもこなせるタスクになる
• 今日もやらなきゃとか、考えすぎて疲れたとかがなくなる
• うっかり「あれ、やり忘れていた」がなくなる

一度仕組みをつくってしまえば、後がどんどん楽になります！

・才能に頼らない

誰かやってもできるように、マニュアルやチェックリストをつくっておく！

・意思の力に頼らない

人は案外怠け者、「電車の中ではパラパラでもいいので本を読む時間にする」など決まりをつくり、習慣化して仕組みづくり。習慣化のコツは毎日やることとセットで組み合わせる！

・記憶力に頼らない

記録をとる。会議の内容などをもれなく残しておけて、欠席者にも共有できる。数ヶ月後に思い出して読み返すこともできる！

仕組みづくりの考え方は「才能、意志、記憶力に頼らないこと」が大切です！！

作業系タスクと思考系タスクという考え方

作業系ばかりに時間をかけても、成果は限られていますが、思考系に時間をかけると、成果が何十倍にもなります。

仕組み化はこの作業系と思考系タスクを意識するところから始まります。少し意識するだけでも「今まで作業系タスクに無駄に時間かけてきたかも」という発見があると思います。

部下を持つビジネスマンなら自分でやった方が早く終わる作業でも、時間をかけてマニュアル化して仕組み化します。マニュアルができたら、機械のようにこなすだけなので、誰がやっても同じ成果の生まれる作業系タスクとなります。

その都度判断が必要なことでも、できるだけマニュアル化するようにするのがポイントです！

例えば、時間で判断。

溢れそうかどうか、という判断がなくなり、時間という誰にとっても共通の基準で作業することで、マニュアル化ができます！

実際にどう仕組み化していくか

仕組みづくりは、まずは書き出すことから！

「自分がいなければこの仕事はまわらない」という発想から、「自分がいなくてもこの仕事をまわるようにするにはどうすればいいか」に。 

「自分がこの仕事を責任持って行う必要がある」という発想から、「他人が責任を持ってこの仕事を行うには、どういう仕組みが必要か？」に。

この考え方が意志や記憶力に頼らないにつながる自分が一日どんなことをしているのか、書き出したら

• 作業系タスクを優先
• 思考系タスクは後回しに
• 感情や考える余地を与えず、機械のように作業系タスクをこなす

例えば、「掃除をする」と「今日の晩御飯と明日のお弁当どうするか考える」のタスクを実行するとしたら、、

1. 先に機械のように掃除をこなす。そこに意思決定や無駄な思考はなし。サクサクこなす機械なんだ！
2. 掃除を秒速で終えたら、じっくりと献立を考える。。

ひとつのことに集中して取り組む力というのは、侮れないものです！

また、抽象的なタスクは具体的なタスクに落とし込む、分割するのがコツです！

家事をこなす→洗濯物を回す→洗濯物を干す→洗濯物を取り込む

具体的に書き出すことで、それぞれのタスクの合間にタスクを入れ込むことができたりします。

とにもかくにも、仕組み化を始めるには、まずは自分が普段していることを全部書き出してみましょう！

上手く仕組み化できたら、効率よく成果をあげることができたり、自分の時間を作ることができます！

おすすめの仕組み化本まとめ

『超図解 「仕組み」仕事術』は、時間術、仕事術を仕組み化という観点から学べる本です！仕組み化はビジネスマンだけでなく、あらゆる人が試せる、考え方です。

仕組みづくりの考え方は、「才能、意志、記憶力に頼らない」。

思考系タスクに時間をかけると成果は何倍にもなります。作業系タスクは機械のようにこなせるよう、マニュアル化しましょう！マニュアル化すると、自分がやらなくても誰かがやってくれるようになります

仕組みづくりは書き出すことから。自分が毎日何をしているのか、一度書き出してみましょう！無理せず楽していきましょうね。

ではまたっ